La Bible du CASE du Bois de Nèfles : adhésions, comptabilité, subventions, répertoire
Les 6 dernières entrées de la comptabilité.
| Date | Libellé | Projet | Montant |
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Nom, contact, montant et date de la cotisation. Coche « à jour » si la cotisation est payée.
Les adhérents qui n'ont pas réglé leur cotisation. Clique sur « Relancer » pour ouvrir un email pré-rempli.
| Nom | Contact | Adresse | Adhésion | Cotisation | Statut |
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Pour le stock de factures : remplis une ligne, appuie sur Entrée (ou « Ajouter ») et enchaîne la suivante. La date, le type, le site, l'action et le compte sont conservés d'une ligne à l'autre. Tu pourras toujours ajouter une photo ou répartir le montant ensuite, en cliquant sur l'opération.
Dans Excel ou Google Sheets, sélectionne tes lignes de factures, copie (Ctrl/Cmd + C), puis colle ci-dessous. Tu indiqueras ensuite à quoi correspond chaque colonne.
Une recette (argent qui entre) ou une dépense (argent qui sort). Tu peux la relier à un projet.
Une seule ligne si la dépense concerne un seul site/action. Sinon, ajoute des lignes pour répartir le montant (ex. une facture alimentaire partagée entre deux sites).
Clique sur un en-tête de colonne pour trier (re-clique pour inverser l'ordre).
| Date ⇅ | Libellé ⇅ | Site ⇅ | Action ⇅ | Projet ⇅ | Montant ⇅ |
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Le total des dépenses réparti par site et par action — pratique pour justifier les budgets et les financements. Suit l'exercice choisi ci-dessus.
Le total des recettes réparti par site et par action. Suit l'exercice choisi ci-dessus.
Quand tu déposes les espèces de la caisse sur le compte bancaire. L'argent passe de la caisse vers la banque — le solde total ne change pas.
Toutes les entrées et sorties en espèces, et les remises en banque. Clique sur une ligne pour le détail.
| Date | Libellé | Type | Montant | Solde caisse |
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Donne un nom et un budget prévu. Les dépenses reliées au projet se cumulent automatiquement.
Suis le pipeline : demandée → accordée → versée. Le statut se calcule tout seul. Seuls les montants versés comptent en recettes dans la comptabilité ; le reste est suivi ici sans fausser le solde.
Les prochaines dates limites de dépôt (les demandes récurrentes reviennent automatiquement chaque année). Clique sur « Déposer » pour ouvrir le portail.
| Subvention | Financeur | Site / Action | Demandé | Accordé | Versé | Statut |
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Une dette = ce que l'association doit (fournisseur, URSSAF…). Une créance = ce qu'on doit à l'association (subvention à recevoir, remboursement…). Tu peux ensuite échelonner le paiement.
Le carnet d'adresses du CASE : comptable, commissaire aux comptes, financeurs, fournisseurs, partenaires… La Bible des bons interlocuteurs.
| Nom | Organisme / rôle | Contact | Note |
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Tous les sites utiles : portails de dépôt de subvention, espaces financeurs, démarches en ligne, outils… Un clic et c'est ouvert.
| Intitulé | Catégorie | Adresse | Note |
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Les sites administratifs utiles, déjà prêts. Un clic et c'est ouvert.
Les documents importants de l'association, accessibles en un clic (statuts, RIB, récépissé préfecture, assurance, PV d'AG…). Mets ici le lien vers le fichier (Drive, etc.) ou une note indiquant où il se trouve.
| Type | Document | Accès |
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Le pense-bête partagé : idées, choses à faire, points à retenir. Coche quand c'est fait.
Les dates à ne pas oublier : renouvellement d'assurance, déclarations, AG, contrats… Les échéances proches s'affichent aussi sur le tableau de bord.
Choisis un modèle, complète, et imprime (ou enregistre en PDF). L'en-tête de l'association est ajouté automatiquement.
Le registre des réunions du bureau : participants, décisions, et le lien vers le compte-rendu sur le Drive (pour le déposer ou le récupérer).
| Date | Type | Décisions | CR |
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Accident, chute, blessure, conflit, dommage… Tu renseignes les faits, et Bob génère automatiquement la démarche à suivre (à cocher au fur et à mesure). Les obligations de signalement dépendent de votre cadre réglementaire — à valider avec la direction.
Tes données sont enregistrées dans ce navigateur, sur cet ordinateur. Pense à exporter une sauvegarde de temps en temps.
L'« export pour le comptable » détaille une ligne par ventilation (compte comptable, site, action, débit/crédit) — prêt à transmettre à votre comptable et au commissaire aux comptes. 📅 Astuce : choisissez d'abord l'exercice dans l'onglet Comptabilité (Journal des opérations) ; les exports ne contiendront que cet exercice.
Zone sensible :
Ajoute ici les comptes comptables qui te manquent. Ils s'ajoutent à la liste standard proposée à la saisie. (Les comptes déjà utilisés dans tes écritures apparaissent aussi automatiquement.)
Ajoute ou retire les valeurs proposées à la saisie, comme pour le plan comptable. Les valeurs standard et celles déjà utilisées dans tes données restent toujours proposées automatiquement.